Proje Yönetimi

 Başlangıç

Kendi profesyonel hedeflerim doğrultusunda proje yönetimi konusunda uzmanlaşmaya karar verdim. Bu hedefi gerçekleştirmek için de Proje Yönetim Uzmanlığı Eğitimi’nde öğrendiğim bilgileri sizinle paylaşmak istiyorum.

Projenin tanımıyla başlayalım. Kendine özgü bir ürün veya hizmetle sonuçlanan, belirli bir başlangıç ve bitiş noktası olan çok sayıda, birbiriyle ilişkili faaliyetlere proje diyebiliriz. Bu tanımdan yola çıkarak hayatımızda ve profesyonel yaşantımızdaki birçok uğraşı proje olarak nitelendirmek mümkün. Ar-Ge yaparak bir ürünün performansını %10 artırmak ya da Medium yazısı hazırlamak gibi :)

Kesin bir kural; hiçbir projenin tekrarı yoktur. Her ne kadar ilk başta birbirlerinin devamı ya da tekrarı gibi de olsa aslında her proje kendine özgü bir süreçten geçer. Örnek olarak her inşaat projesi için, projede çalışan insan kaynağı, zeminin yapısına göre kullanılan materyaller ya da mevsimin şartlarına göre süre bile etkilenebilir. Hatta bir adım ötesine gidelim, aynı proje yöneticisi bile olsa edinilen tecrübe ve kazanımlardan dolayı projenin gidişatı değişebilir.

Birçok uğraşı proje olarak nitelendirebileceğimiz her projeyi yönetmemiz gerektiği anlamına gelmiyor tabi ki. Eğer şirketinizde 3–5 kişi çalışıyorsa projeleriniz için belirli bir metodoloji izlemek zorunda olmayabilirsiniz. Bu hem maliyetinizi artırabilir hem de kurumsal çevikliğinizi azaltarak verimliliğinizin düşmesine sebep olur.

Proje Yönetiminin temelinde zaman, maliyet ve kaliteyi optimum seviyeye getirerek proje kapsamındaki hedeflere ulaşmak var aslında.

Optimum seviye önemli, çünkü müşteri ‘en düşük’ zaman ve maliyette ‘en yüksek’ kalitede ürüne sahip olmayı hedeflerken, proje yöneticilerinin, müşterinin ihtiyaçlarının karşılanabileceği ‘en uygun’ çözümü bulması gerekir.

Kalite-Zaman-Maliyet üçgeninde projenin yapısına göre hangi faktörlerin ne derecede öneme sahip olduğunu belirlemek gerekir. Bir uçak üretiminde kalite boyutu öne çıkarken, lansman tarihi belli olan bir ürün için öngöremediğiniz maliyetlere katlanmak zorunda kalabilirsiniz.

Organizasyonların yapısına göre proje yönetiminin rolü de değişmektedir. İşi proje üretmek olan inşaat firmalarında ‘saf proje organizasyonu’ yapısı uygulanabilirken; ‘fonksiyonel organizasyonlarda’ departmanların bünyesi altında proje yönetimi gerçekleşebilir. Son olarak; bu iki organizasyon yapısının karması olan; ve en sık rastlanan, fonksiyonel departmanlardan proje bazlı ekiplerin oluşturulduğu ‘matris organizasyon’lar. Her birinin kendi içerisinde avantaj-dezavantajları, şirket kültürü ve iş yapısı hangi organizasyonun verimli olacağını belirler.

Proje Planlama

Yapılacak işler için detaylı bir yol haritası ortaya koymak, çalışanların ilgi ve sorumluluklarını artırarak projenin amaçlar doğrultusunda yol almasını sağlamak için proje planlamasına ihtiyaç duyulur.

Tipik bir planlama örneği ve içeriği aşağıdaki gibidir.

Proje Planlamada Kullanılan Araç ve Yöntemler

İlgili tüm taraflara gereklilikleri tanımlamak ve iletmek, performansı ölçmek ve önceden belirlenen ihtiyaçları karşılamak için yapılan tüm eylemleri yönetmek ve kontrol etmek için bazı standart iletişim araçları kullanılır. Başlıca kullanılan yöntemler;

Tüm Projelerde; İş Ayrışım Yapısı, İş Ayrışım Yapısı Sözlüğü, Görev Yetkilendirmesi

İş Alanlarında; İş Tanımı, Spesifikasyonlar, İş Paketleri

Sorumlulukların Belirlenmesinde; Görev Matrisi ve Görev Listesi

Kaynakların Planlanmasında; Kaynak Planı, İş Gücü Planı ve Bütçe

Zamanlamada; Kilometre Taşı Çizelgesi, Gantt Şeması, Ağ/Şebeke Diyagramı

Takip Etmede; PERT, Denge Çizgisi, Varyans Analizi

Ölçemezsen, yönetemezsin..